Das hohe Warenaufkommen bei Clarus bedeutete eine enorme Menge an Dokumenten. Die manuelle Bearbeitung war sehr zeitaufwendig. Es entstanden Verzögerungen und immer wieder waren Nacharbeiten nötig. Die Anforderung war daher, den gesamten Ablauf bis zur Rechnungsfreigabe zu beschleunigen und die Bearbeitung zu digitalisieren.
Seit Januar 2023 ist das DMS live im Einsatz und Clarus baut die Lösung kontinuierlich weiter aus. Im ersten Projektabschnitt hat das Team den Rechnungseingangsprozess umgesetzt. Die Durchlaufzeit einer Rechnung ist heute viel kürzer.
«Besonders die Controlling- und Auswertungsfunktionen bewerten wir als äusserst positiv für unsere Geschäftsentwicklung. Wir haben viel besseren Überblick über den Status von Rechnungen und schnelleren Zugriff auf Informationen. Eine leichtere Abgrenzung von Rechnungen und Kosten erleichtert die Arbeit sehr», stellt Markus Mondani, Geschäftsführer der Clarus Films GmbH, zufrieden fest.
Spezialist für Verpackungsfolien, Papier, Maschinen und mehr
Die Clarus Films GmbH ist seit über 40 Jahren in der Verpackungsfolienindustrie tätig und unabhängiger Anbieter von unbedruckten und 100 Prozent recycelfähigen Verpackungsfolien.
Seit 2021 hat sich das Unternehmen auch bei internen Kernprozessen auf die Themen Umwelt und Nachhaltigkeit sowie Digitalisierung fokussiert.
Die Abschaffung des papierbasierten Arbeitens und die Evaluierung einer Dokumentenmanagementlösung sind hierbei zentrale Elemente für die Weiterentwicklung und den fortgesetzten Erfolg der Clarus Films GmbH.
Zeitfalle Rechnungsbearbeitung: Einblick in die Abläufe
Bis zu 1 500 Lieferantenrechnungen erhält die Firma monatlich, die meisten per E-Mail. Die Rechnungen werden zur fachlichen Prüfung an die verantwortliche Person weitergeleitet. «Pro Rechnungsprüfung benötigen wir bis zu zwei Stunden», berichtet Heike Barnickel. «Das hängt davon ab, ob der Lieferschein und die Rechnung übereinstimmen. Wenn die Wareneingangsbuchungen aus dem Einkauf nicht mit den Positionen auf der Rechnung übereinstimmen, gibt es oft Rückfragen.»
Nach der Freigabe durch Unterschrift auf dem Dokument wurde die Rechnung in der Finanzbuchhaltung eingebucht und anschliessend in Ordnern abgelegt. Zusätzlich leitet das Lager bei Warenlieferungen aus dem Ausland die originalen Versandpapiere an die Buchhaltung weiter, sie müssen an die korrekte Rechnung angeheftet werden. Da diese Versandpapiere zeitverzögert eintreffen, ist die Ablage sehr umständlich. Wenn mehrere Lieferungen zu unterschiedlichen Rechnungen erfolgten, gab es immer wieder zusätzlichen Abstimmungsbedarf, der die Freigabe verzögert hat.
Die Wahl der richtigen Lösung
Möglichst viele Papiere zu digitalisieren, führte zu der Überlegung ein Dokumentenmanagementsystem zu evaluieren. Mehr Transparenz, Controlling und Automatisierung waren neben der Zeitersparnis weitere Anforderungen der Beteiligten. Das DMS sollte für andere Abteilungen und Dokumente erweiterbar sein, wie die Personalabteilung und Verträge.
Nach der Präsentation mehrerer Anbieter und Lösungen hat sich das Projektteam für das DMS von DocuWare entschieden. Die Cloud-Lösung ist flexibel und skalierbar, zukunftssicher und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen wie GoBD und DSGVO. Im Gegensatz zu anderen Lösungen lässt sie sich gut auf die eigenen Abläufe und Anforderungen anpassen und in die bestehenden Software-Anwendungen einbinden.
Erfolgreiche Anbietersuche – warum Clarus auf Sinope setzt
Die Sinope GmbH in Offenbach ist zertifizierter DocuWare-Partner und hat sich nicht nur als Verkäufer präsentiert, erklärt Markus Mondani. Support und Expertise vor Ort spielten eine wichtige Rolle bei der Entscheidung von Clarus. «Entscheidend für die Vergabe waren neben der kompetenten Beratung und Präsentation der Lösung die schnellen Reaktionszeiten und das professionelle Handling der Sinope GmbH», erklärt Heike Barnickel.
Der Weg zum Ziel – Projektauftakt mit Workshop
Offizieller Projektauftakt war Anfang September 2022 ein Workshop, bei dem der Rechnungseingangsprozess detailliert besprochen wurde. Es wurden Ablage, Indexierung und die Steuerung der Dokumente durch den Workflow abgestimmt und optimiert.
«Der Projektleiter Marcus Fassold war für uns immer erreichbar und die Reaktionszeiten waren kurz und professionell. Wir haben klare Angebote und Aussagen erhalten und auch das Pflichtenheft war für uns verständlich aufbereitet
und kein Fachchinesisch», lobt Heike Barnickel die Zusammenarbeit. Das erste Teilprojekt wurde zügig umgesetzt.
Noch in der Testphase hat Clarus zusätzliche Ablageszenarien und Workflows beauftragt, um den Prozess weiter zu verbessern. «Wenn etwas nicht so funktioniert hat, wie wir uns das vorgestellt haben, sind wir den Schritt gemeinsam durchgegangen und haben die Gründe und Lösungsansätze und möglichen Alternativen besprochen. So haben wir schnell Anpassungen im Workflow gefunden», berichtet Heike Barnickel.
Transformation zu effizienter Dokumentenverarbeitung
Die Ablage ist jetzt dank des intelligenten Auslesens der Dokumente sehr einfach und schnell erledigt. Durch das Outlook-Plug-in funktioniert die Ablage bequem direkt im Posteingang, es gibt aber auch einen überwachten Ordner, der die Lieferscheine zum Beispiel direkt einliest. Das Zuordnen von Dokumenten gelingt zum einen über einfaches Anklicken und Klammern. Zum anderen gibt es die Funktion der verknüpften Dokumente. Hier werden aufgrund der Wareneingangsnummer alle archivierten Dokumente verknüpft und stehen über Links zur Verfügung.
Die Suchzeiten haben sich so drastisch reduziert. Bei Nachfragen können archivierte Dokumente jederzeit im Original ausgedruckt oder per E-Mail weitergeleitet werden. Die fachliche Prüfung ist viel effizienter, selbst wenn die Positionen aus Rechnung und Lieferschein nicht 1:1 passend sind. Die Informationen stehen jetzt zeitnah zur Verfügung und die Unterlagen wandern nicht mehr in der Postmappe durchs Haus.
«In der Testphase wurden wir von Sinope geschult und durch den Prozess geleitet. Insgesamt war es wirklich wichtig und hilfreich, alle betroffenen Mitarbeiter von Anfang an im Projekt einzubinden », bestätigt Heike Barnickel.
Erfolge und Perspektiven – Clarus blickt positiv in die Zukunft
Clarus hat mit dem DMS nicht nur ein revisionssicheres Archiv aufgebaut und die Freigabe für Lieferantenrechnungen beschleunigt. DocuWare ist strategische Schnittstelle und vernetzt bestehende Anwendungen miteinander.
So war ein wichtiger Projektbestandteil der Umsetzung eine bidirektionale Schnittstelle zu der Buchhaltungssoftware syska ProFI. Diese Vernetzung der Systeme sorgt zum einen für eine valide Belegdatenverarbeitung in den Workflows und zum anderen dafür, dass Belege nicht erneut bei der Verbuchung erfasst werden müssen. Für die weitere Automatisierung wird eine neue Schnittstelle zwischen dem ERP-System und DocuWare implementiert, um die Prüfungsund Freigabeprozesse noch einfacher, schneller und effektiver zu machen.
Am 1. Januar 2023 war Go-Live mit dem Rechnungseingangsprozess. Bereits im November 2022 hatten wir parallel das Projekt für die Personalakte gestartet. Geplant ist, dass auch das Vertragswesen in Zukunft nicht mehr mit Papier arbeiten wird.
Die schnelle Verfügbarkeit von Information, die automatisierte Bearbeitung und Prozessverbesserung sowie der effiziente Austausch von Daten ist ein wichtiger Schritt in die digitale Zukunft der Clarus.